Vertriebs- und Dokumentensystem der Lyrena-Gruppe

Vom ersten Kontakt
bis zur unterschriebenen
Rechnung. Ein System.

Dotiva führt Kontakte, Deals, Angebote, Verträge und Unterschriften in einem Lauf zusammen. Lyrena OS erledigt die Routine im Hintergrund. Jeder Schritt nach außen wartet auf das Ja eines Menschen.

27 Prüfregeln, jede Stunde 1 Freigabetor für alles nach außen 5 Dokumentklassen mit Audit-Spur 4 Rollen vom Inhaber bis zum Mitglied
Was Dotiva ist

Drei Dinge, die sonst
in drei Werkzeugen liegen

Ein CRM kennt den Deal, ein Dokumentensystem den Vertrag, ein Signaturdienst die Unterschrift. Dotiva kennt alle drei und den Zusammenhang dazwischen.

VERTRIEB

Leads, Pipeline, Team

  • Jede Anfrage wird ein Lead mit Quelle, Gesellschaft und Produkt
  • Stufen mit einem Statusbegriff: offen, gewonnen, verloren
  • Zuständigkeit je Deal, Teams mit Vorgesetzten, Sicht je Rolle
  • Passung je Produkt: wem bieten wir was an
DOKUMENTE & UNTERSCHRIFT

Verträge mit Gedächtnis

  • NDA, Verträge, Vollmachten, Rechnungen, Ausweise an Person, Firma und Deal gehängt
  • Jede Version nachvollziehbar, Gültigkeit, Aufbewahrung, Legal Hold
  • Digitale Unterschrift mit mehreren Unterzeichnern in Reihenfolge
  • Zugriff und Download lückenlos protokolliert
COMPLIANCE

Rechtssicher von Anfang an

  • Mandanten- und Gesellschaftstrennung, Rollen vom Inhaber bis zum Betrachter
  • DSGVO mit Zweckbindung und Rechtsgrundlage je Datensatz
  • Keine automatisierten Entscheidungen über Menschen (Art. 22)
  • Unveränderliches Audit-Log
Ablauf

Sieben Schritte,
drei Hände

Jeder Schritt hat eine klare Hand: der Mensch entscheidet, Lyrena OS bereitet vor, das Freigabetor hält alles an, was nach außen geht.

MENSCHLYRENA OSFREIGABE
1
Anfrage
LYRENA OS

Formular, Posteingang aus Facebook und Instagram, Telefon oder Messe. Jede Anfrage wird ein Kontakt, ohne doppelte Datensätze.

2
Lead
LYRENA OSMENSCH

Deal in Stufe Lead, Gesellschaft und Produkt gesetzt, Zuständigkeit nach Land und Region. Nachfass-Aufgabe in zwei Tagen.

3
Qualifizierung
MENSCHLYRENA OS

Passung je Produkt, Firmenbranche, bisherige Gespräche. Der Verkäufer sieht, was er wissen muss, bevor er anruft.

4
Angebot
LYRENA OSFREIGABE

Entwurf aus Produktdaten und Preis, mit dem Absender der Gesellschaft. Verlässt das Haus erst nach einem Ja.

5
Vertrag & Unterschrift
MENSCHFREIGABE

Vertrag als Dokument am Deal, Unterzeichner in Reihenfolge, Status von gesendet bis unterschrieben.

6
Rechnung
LYRENA OSFREIGABE

Rechnung als Entwurf in der Buchhaltung der richtigen Gesellschaft. Versand nach Freigabe.

7
Pflege
LYRENA OSMENSCH

Wiedervorlage mit Anlass statt Massenmail. Höchstens zehn Entwürfe am Tag, nie zweimal dieselbe Person in 60 Tagen.

Lyrena OS im Hintergrund

Die Maschine arbeitet.
Der Mensch gibt frei.

Dotiva ist die Datenebene. Lyrena OS, das Betriebssystem der Gruppe, prüft, ordnet, profiliert und bereitet vor. Probieren Sie das Freigabetor aus.

Entwurf · Hermes · AngebotWARTET AUF FREIGABE
Vonoffice@lyrena.at (Absender der Gesellschaft)
Anm.huber@beispiel-bau.at
BetreffAngebot A-2026-118 zur Baustellenüberwachung

Guten Tag Frau Huber,
anbei unser Angebot zur Überwachung Ihrer Baustelle in Wien 22 ab November, wie am Telefon besprochen. Bei Fragen erreichen Sie mich jederzeit.

Nichts geht raus, bevor jemand hier klickt.
24h
Wächter27 Prüfregeln laufen jede Stunde: tote Integrationen, Deals ohne Zuständigkeit, Gesellschaften ohne Absender. Befunde landen bei einem Menschen, nie in einem Skript.
03:45
ProfilingJede Nacht wird die Passung je Produkt neu berechnet: Branche der Firma, bisherige Gespräche, Zielbranchen des Produkts.
02:00
DublettenGleiche E-Mail und gleicher Name werden zusammengeführt, die Dublette wird archiviert, nie gelöscht. Gleiche Telefonnummer allein reicht nicht.
05:50
KennzahlenLeads je Quelle, offene Deals, gewonnen und verloren in 30 Tagen, Entwürfe in der Freigabe. Jeden Tag, als Verlauf.
04:10
FirmenregisterGesellschaften, Geschäftsfelder und Produkte kommen aus einem Register. Jeder Deal weiß, welche Gesellschaft die Rechnung stellt.
Funktionen

Was drin ist

Nach Bereich filterbar. Alles davon läuft in einem Mandanten mit mehreren Gesellschaften.

VertriebLeads mit QuelleFormular, Social-Posteingang, Telefon, Messe. Quelle bleibt am Deal.
VertriebPipeline mit einem StatusbegriffOffen, gewonnen, verloren. Verloren nur mit Grund, Verlauf am Deal.
VertriebTeams und ZuständigkeitManager bauen ihr Team, Mitglieder sehen ihre Gesellschaften und ihre Deals.
VertriebLead-RoutingLand, Region und Geschäftsfeld bestimmen, wer den Lead bekommt.
VertriebAngeboteAus Produktdaten und Preis, mit dem Absender von Produkt oder Gesellschaft.
DokumenteEin Ort je Person, Firma, DealLegal, Financial, Identification, Business, Communication.
DokumenteVersionierungJede Änderung nachvollziehbar, Gültigkeit und Aufbewahrung je Dokument.
DokumenteLegal HoldDokumente lassen sich einfrieren, wenn ein Verfahren läuft.
DokumenteZugriffs- und Download-AuditWer hat wann was geöffnet oder geladen.
UnterschriftMehrere UnterzeichnerIn Reihenfolge, mit Status von Entwurf bis unterschrieben, abgelehnt oder abgelaufen.
UnterschriftAnbieter-neutralDocuSign, Dropbox Sign und andere. Der Audit-Trail bleibt in Dotiva.
SicherheitMandanten- und GesellschaftstrennungEine Gruppe, mehrere Gesellschaften, klare Zugriffe.
SicherheitRollenInhaber, Admin, Manager, Mitglied, Betrachter.
SicherheitDSGVOZweckbindung, Rechtsgrundlage, Löschkonzept, keine automatisierten Entscheidungen.
SicherheitUnveränderliches Audit-LogJede Aktion mit Person und Zeit.
AutomatisierungWächterPrüfregeln jede Stunde, Befunde für Menschen.
AutomatisierungProfilingPassung je Produkt, nachts neu berechnet.
AutomatisierungDublettenErkennung nachts, Zusammenführung nur nach Regel oder Klick.
AutomatisierungFreigabetorMails, Angebote, Rechnungen: Entwurf von der Maschine, Ja vom Menschen.
AutomatisierungBuchhaltungRechnung als Entwurf in Odoo, je Gesellschaft, nach Freigabe.
Für wen

Gruppen mit mehreren
Gesellschaften

Dotiva ist für Organisationen gebaut, die rechtssicher, skalierbar und automatisierbar arbeiten müssen. Entstanden im eigenen Betrieb einer Gruppe mit sieben Gesellschaften.

InvestmentsBeteiligungen, Investoren, KYC-Unterlagen
Real EstateObjekte, Makler, Verträge
FinanceMandanten, Nachweise, Fristen
ConsultingAngebote, Projekte, NDAs
CorporateMehrere Firmen, ein Kontaktpool
AgenturenLeads aus vielen Kanälen, ein Vertrieb
Sicherheit

Was wir versprechen
und prüfen

Daten in der EUDatenbank und Funktionen auf Supabase in Frankfurt, Betrieb aus Wien.
Nichts geht ohne FreigabeKein Versand, keine Rechnung, keine Veröffentlichung ohne das Ja eines Menschen.
Nichts wird gelöschtDubletten werden archiviert, Änderungen bleiben nachvollziehbar, jede Umhängung hat einen Vermerk.
Prüfung statt VertrauenDer Wächter misst Sicherheit, Daten und Funktionen stündlich. Was er findet, sieht ein Mensch.
Art. 22 DSGVOKeine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung über Menschen.
27Prüfregeln des Wächters, stündlich
7Schritte vom Kontakt zur Pflege
5Dokumentklassen mit Audit-Spur
1Freigabetor für alles nach außen
Anfrage

Zeigen wir es Ihnen
an Ihren eigenen Daten

Eine Stunde, Ihr Ablauf, Ihre Gesellschaften. Danach wissen Sie, ob Dotiva zu Ihnen passt.

Ihre Anfrage wird ein Lead in Dotiva. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen. Keine Newsletter, keine Weitergabe.

Direktoffice@lyrena.at
WhatsApp+43 676 5236234WhatsApp öffnen
BetriebLyrena, Wien. Dotiva ist ein Produkt der BlackStage GmbH.
© 2026 Dotiva · BlackStage GmbH, Wien · FN 678864 f, Handelsgericht Wien
Dotiva, Lyrena OS und Lyrena Studio werden im eigenen Betrieb der Gruppe genutzt. Zahlen auf dieser Seite sind gemessen, Stand Oktober 2026.